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Anche la comunicazione via mail ha le sue regole

Anche inviare una mail ha le sue regole, e siamo sicuri che una volta letto questo articolo avrai voglia di condividerlo. Anzi, fallo.

Anche la comunicazione mail ha le sue regole

Il galateo delle mail

Indipendentemente dal fatto che si tratti di una mail personale o professionale, può capitare a tutti di commettere degli errori quando inviamo una mail oppure di non conoscere proprio le regole che stanno dietro all'invio e alla ricezione di una mail.La prossima volta che invii una mail siamo certi che non commetterai errori, se seguirai il corretto galateo ( si, esiste anche un galateo social) che ti permetterà di evitare errori di comunicazione.

1.Rispondere sempre con estrema attenzione

Non rispondere a tutti, a meno che ogni singola persona in quella lista debba sapere cosa è necessario  dire  e rispondere.Controlla i nomi sulla lista e rispondi solamente a quelli che effettivamente richiedono la tua risposta. Ciò potrebbe significare rispondere solo al mittente o a tre dei sette destinatari. E se il tuo manager o collega vuole essere messo in copia e informato su qualcosa, rispetta la sua richiesta. Rifletti prima di rispondere, perchè le risposte riflessive possono far risparmiare tempo agli altri. Che sia per motivi di lavoro o sociali, le persone inizieranno a essere infastidite da un flusso di email insignificanti, quindi pensaci due volte prima di rispondere a tutti con un  "Non ce la faccio", la prossima volta che sei invitato ad un brunch.

2.Inserire sempre l'oggetto della mail

Una buona linea tematica aiuta i destinatari a dare priorità alla posta elettronica, quindi qualsiasi sia il contenuto della tua mail non la lasciare senza un oggetto. Quando inserisci l'oggetto sii specifica e concisa e osserva sintassi e grammatica. Poi controlla quello che hai scritto prima di spedire.Poiché  l'oggetto deve riflettere il contenuto dell'e-mail, e gli esperti raccomandano di aggiornare la riga dell'oggetto mentre scrivi la mail stessa, perchè potresti capire che a seconda di quello che scrivi vuoi cambiare la riga dell'oggetto.Evita di scrivere oggetti che potrebbero sminuire l'urgenza di una e-mail o far perdere a qualcuno un messaggio che pensa di aver già letto. Inoltre nello scrivere l'oggetto non ti allontanare troppo dal messaggio originale.

3.Rispondere sempre (o quasi)

Sebbene non ci sia un tempo delineato entro il quale dovresti rispondere (a meno che non si tratti di un invito di lavoro o personale che ha ovviamente una data prefissata), ogni mail ricevuta a meno che non si tratti di spam ovviamente, merita una risposta. A volte basterà solo una risposta semplice, come "Ho capito", o "grazie", ma prova a rispondere sempre non appena leggi una mail.A volte un'e-mail richiede informazioni che potrebbero richiedere diversi giorni per essere raccolte, ma ciò non significa che ti sia permesso di lasciare le persone in sospeso. Fai sapere loro che hai ricevuto la loro e-mail e che risponderai appena possibile.E se sei in viaggio o fuori ufficio, ricorda di impostare un messaggio di risposta automatica, così chi ti ha scritto non aspetterà inutilmente una risposta.

4.Inoltra con cautela

Assicurati di inoltrare le mail alle persone giuste e per i giusti motivi. Valuta la sensibilità del contenuto, inclusi eventuali allegati e i nomi e le informazioni di contatto per tutti gli utenti associati al messaggio. Alcune persone preferirebbero che le loro informazioni di contatto restassero private. Se ci sono cose che non dovresti condividere con tutti imposta una nuova mail tagliando i contenuti più riservati.

5.Informa tutti se c'è un virus

Può capitare a tutti o forse è già capitato a tutti. Se ricevi una mail che contiene un virus e la invii inconsapevolmente informa la  "vittima" che potrebbe non essere a conoscenza altresì di quello che sta ricevendo. E' una buona cosa da fare e sarebbe davvero doveroso.

6.Rispetta l'etichetta

Ti interessa fare una buona impressione di persona, quindi perché non farlo anche via mail?L'email è un riflesso di te e dovrebbe essere scritta come una lettera, pur cercando di essere brevi. Controlla l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Ricorda che tutto in maiuscolo indica che stai urlando e che tutto in minuscolo implica che sei pigro. Troppi caratteri, colori e faccine possono inoltre risultare irritanti.

Sii amichevole senza cercare di esagerare con l'umorismo, anche se hai senso dell'umorismo.La posta elettronica così come i messaggi whattsapp e ogni comunicazione virtuale, può confondere il tono e se la tua battuta non dovesse essere capita, potresti passare come una persona poco professionale o persino maleducata. 

7.Non controllare le mail durante una cena

Una cosa è se hai una cena informale in famiglia, ( e andrebbe comunque evitato), ma assolutamente non controllare l'email a una cena. Per quanto riguarda le riunioni in ufficio, dipende. Se i colleghi portano telefoni o laptop nelle sale conferenze per accedere alle mail durante le riunioni, allora potrai farlo anche tu.

Dipende dalla politica dell'azienda per la quale lavori, ma in linea generale, leggere la posta elettronica al lavoro può essere appropriato.


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